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財務工作必備的EXCEL技能有哪些

關鍵字: 財務工作
發布時間:2016-7-26

 1、excel的快速訪問工具欄:


我的快速訪問工具欄由左到右主要是“保存”、“新建”、“撤銷”、“恢復”、“升序排列”、“降序排列”、“打印預覽”、“插入數據透視表”、“合并后居中”、“格式刷”、“選擇性粘貼為數值”、“篩選”等,這個比較基礎。

2、搜狗輸入法的自定義短語設置


跟excel無關,但是效果拔群。要不是有這個功能,我早就放棄一堆廣告的搜狗輸入法了。。

3、分享一些我整理給身邊初學者的常用快捷鍵,雖然助漲了伸手的風氣,但這個問題實在正點,忍不住想答。

(1)F鍵功能鍵盤區

F4:非常實用,功能是重復上一次操作。例如要將多個不連續的單元格改為填充黃色,可以選擇第一個單元格,設置填充黃色,然后依次選擇其余的單元格,每次按一下F4。

Shift + F11:插入空白的工作表。注意與Ctrl + N比較,前者新建工作表,是sheet1,后者新建工作簿,是book1。

(2)數字鍵區域

Ctrl + 1:設置單元格格式
Ctrl + 2:加粗(同Ctrl +B)
Ctrl + 3:傾斜
Ctrl + 4:下劃線

(3)符號鍵區域

Alt + 加號:求和,可以選定需要求和的內容后按該快捷鍵得出結果,也可以先按該快捷鍵,再選擇需要求和的內容。

Alt + 分號:定位可見單元格,相當于按Ctrl +G,在“定位條件”中選擇“可見單元格”。修改篩選狀態下的表格時,先選定內容,按Alt +“;”,再操作,可確保僅對可見單元格操作而不影響未被篩選出來的部分。具體說明,如須在工資表中刪除男性的工資,篩選性別為“男”,將篩選出來的內容刪除行,直接操作可能導致中間性別為“女”的部分也被刪除,需要在鼠標選擇篩選出來的內容后,按Alt +“;”,再刪除行。

Ctrl +減號:刪除,選擇某一行或某一列,按該快捷鍵,直接刪除行或列。若選擇單元格后按該快捷鍵,提示“右側單元格左移”或“下方單元格上移”。
Ctrl + 雙引號:清除單元格內容(用delete更快)。

Ctrl + 分號:將當前單元格內容改為當天日期,格式為2014-XX-XX。

Ctrl +“↑”“↓”“←”“→”:光標移動到最上/下/左/右邊的單元格,如果單元格有數據,會移動到數據的邊緣;單元格沒有數據,則移動到整個工作表的邊緣或遇到其他數據停下來。

Ctrl + Shift +“↑”“↓”“←”“→”:同上,但光標移動路徑上的單元格會被選取。

(4)字母鍵區域

Ctrl + Z:撤銷
Ctrl + X:剪切
Ctrl + C:復制
Ctrl + V:粘貼
Ctrl + B:加粗(同Ctrl + 2)
Ctrl + I :傾斜(同Ctrl + 3)
Ctrl + U:下劃線(同Ctrl + 4)
Ctrl + N:新建工作簿
Ctrl + A:全選,單元格有內容則選取全部內容,單元格空白則選取整個工作表
Ctrl + S:保存
Ctrl + D:選擇性粘貼,相當于按住單元格右下角的實心十字向下拉(Ctrl + R為向右拉)
Ctrl + F:查找/替換(Ctrl + H替換)
Ctrl + G:定位
Ctrl + K:插入超鏈接
Ctrl + P:打印
Ctrl + W:關閉當前工作簿

(5)Windows鍵
Win + E:打開“我的電腦”,非常實用,提高查找和打開文件的速度
Win + D:顯示桌面,相當于全部最小化
Win + L:鎖定計算機
Win + X:管理電源、連接、亮度等

(6)其他鍵盤區

Ctrl + PageUp/PageDown:移動到上/下一張工作表
PageUp/PageDown:工作表向上/下滾動一頁
Alt + PageUp/PageDown:工作表向左/右滾動一頁
Ctrl + Home:光標移動到工作表的左上角
Ctrl + End:光標移動到工作表的數據的最右下方
Ctrl + Enter:批量選擇性粘貼。選定多數單元格,輸入數值或公式,按該快捷鍵,則所有單元格都被填充。

(7)日期函數
①date函數:=date(A1,B1,C1),可用于將分布在不同單元格的月、日等轉換為日期格式。如=date(2014,12,31),顯示“2014-12-31”

②datedif函數:=datedif(A1,today(),”y”)
=datedif(A1,today(),”m”)
=datedif(A1,today(),”d”)
求兩個日期之間的差值,可用于計算年齡、工齡等

③month函數、day函數,返回某一日期的月份或天數

4、快捷鍵和函數的組合技

(1)連續單元格的批量填充
將一個單元格的數值或公式拖到下面的多數單元格中,我通常見到大家是在單元格的右下角拖動或雙擊實心十字,但是如果行數較多,拖動的話太慢,雙擊則不能確定中間是否有斷行。

舉例:一個10,000行的數據,A列是序號,B列為公式,B1=A1*2,需要將B列填滿。我的做法如下:



①鼠標點在A列任一單元格,按ctrl+“↓”,光標移動到A10,000

②光標向右移一格,到達B10,000

③按ctrl+shift+“↑”,光標選擇了B1到B10,000的區域

④按ctrl+D,自動填充

這樣做的優點是可以順便判斷A、B兩列是否有斷行,而且比較直觀,如果順利完成,說明這兩列的數據都是完整的。

(2)非連續單元格的批量填充


例圖是金蝶系統導出的明細賬,有的數據多達幾萬、幾十萬行,而且每一個科目要填充的內容都不同,沒法一次性拖動來填充。假設數據有5萬行,我的做法是:

①鼠標點在C列任一單元格,按ctrl+“↓”,光標移動到C50,000

②鼠標點擊C50,000,按住拖動到B50,000,形成這樣



注意要從C列拖到B列,反之不行。因為C列才是連續單元格,可以進行下一步

③按ctrl+shift+“↑”,光標選擇了B1到C50,000的區域

④按ctrl+G,選擇“定位條件”為“空值”


按確定后如下圖,定位了B列所有的空值:



⑤此時直接輸入“=”,公式會出現在第一個空值,即B3單元格,輸入“=B2”,即等于上一單元格



⑥按ctrl+enter,之前定位的每一個空值都被填充公式“等于上一單元格”



注意:如果電腦不怕卡,可以在第二步從C列直接拖動到A列,把A、B兩列一起填充

PS:如果連C列也是不連續的,可以在A列左邊插入一列,全部填滿,就可以移動到最下面一行來向上操作了。

(3)文本格式的日期轉換為日期格式

這個不知道有沒有更簡潔的方式,我的方法如下:


(4)為表格創建主索引

仍然以導出的明細賬為例,篩選銷售費用后發現有幾筆異常費用,想看下完整的憑證。但是明細賬是按科目排列的,同一筆分錄分散在若干科目中。通常做法是篩選憑證號,再篩選月份,可以定位到某一筆憑證。如果增加一列數據為月份+憑證號,就可以作為篩選憑證的主索引了。

如圖中B列:


(5)雙向鏈接判斷是否兩列數據是否一一映射

舉例兩個順序不同的人員名單,要檢查是否相同


圖中對兩列工號分別鏈接后,可見工號1是工號2的子集,但是工號2的100014沒有包含在工號1中。(☆注:公式寫錯了,左邊F:F應改成D:D,右邊F2應改成D2,我不會刪圖。。)

進階應用:判斷應付職工薪酬的貸方計提數是否都對應成本和費用的借方(注意數據都是按”月份+憑證號“透視匯總后的)


只有你想不到的,沒有我們做不到的。
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