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企業合理使用預算的6個原因

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發布時間:2013-9-14

算是實現規劃協調某一領域或整個公司全部活動的最佳工具。

  我們不能把預算和預算流程看作是財務部門和審計部門的專有工具。全部管理人員(這就意味著,每一個管理者)都應該把它們當作最重要的工具之一。

  我們必須制定預算,尤其是那些承擔某些職責并對結果負責的管理人員(不論他們負責什么部門——利潤中心、成本中心、營銷中心、事業部、業務領域擬或子公司,等等)更應該使用這一工具。下面詳細闡述這樣做的原因。

  (1)預算是經驗豐富的管理者的最佳工具,因為他們可以以此來有條理地安排全部計劃,并圍繞它來部署工作。對于經驗匱乏的管理者或是剛剛接任新職位的管理人員而言,預算是他們了解企業和自身工作領域的最佳工具。

  從頭開始為企業編制預算,可能是讓人們掌握并深入了解企業的商業特性、相互關系及其“合法程度”的最佳方式。遺憾的是,在絕大多數公司中,新員工在接受入職培訓的時候幾乎完全忽視了這方面的內容,其中的原因我還不甚清楚。盡管新職員在培訓中所學到的其他技能也非常重要,但是,只有當他們真正著手編制一項預算,并且他們的預算方案被兩次甚至三次駁回重新修訂的時候(因為他們在開始的時候往往還不能做到正確編制),我們才能說他們真正掌握了一些這個領域的相關知識。

  (2)它是配置核心資源的最佳工具,尤其是人力資源配置,預算基本上是讓資源提高產出效率的唯一工具。

  (3)它是實現規劃協調某一領域或整個公司全部活動的最佳工具。如果部分和整體之間的互動存在障礙,我們經常把這一問題歸結為組織性難題,并對人員進行重新調整,但實際上它很少是組織性難題。與調整整個組織結構相比,把預算作為協調工具可能效果更好,更為簡單。

  (4)預算是將某一部門的員工,包括其管理者,融入整個組織當中的最佳工具。總的來看,融合是一個經常討論的話題,并且被看作企業文化中的一個話題。員工應該認同他們的企業,企業應該成為一個“大家庭”,等等。然而,到目前為止,只有少數企業想到了要把預算作為整合工具。

  (5)在以下方面,預算是唯一的也是最好的工具:它讓我們知道計劃應當如何修訂、在何時修訂、哪些偏差需要調整,更重要的是,它讓我們知道預算的基礎——現實環境及其假定——發生了哪些變化。

  (6)最后,預算為有效、順暢的人際溝通提供了重要基礎,心理學家幾乎沒有認識到這一點。當溝通的內容并不明確的時候,控制溝通進程就沒有什么意義。然而,預算及其影響十分重要,足以成為溝通中的主體內容。這些都是員工應該了解和交流的,它也是員工的工作重心。

  以上幾點足以為我們重視與預算及其編制(而不是把這項工作交由財務主管完成)的理由。財務主管的工作也不會減少,這一點幾乎不言自明,事實上,在這方面他們仍然有很多工作要做。實際上,管理者重視預算會對財務主管的工作有相當大的促進作用。管理者越是積極參與預算工作,人們就越是能理解預算工作,預算工作也就越受重視。

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