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會計檔案管理掀起“綠色”風

關鍵字: 會計
發布時間:2013-5-10


  如今,厚厚的紙質會計賬本已經成為企業的一種“負擔”。

  比如,隨著保險業的迅速發展,各類單證檔案尤其是會計檔案急劇增加,中國人民財產保險股份有限公司(下稱“中國人保財險”)共享服務中心綜合部副處長謝巍就切實感受到了來自賬本自身的成本壓力。

  日前,借財政部、國家檔案局等部門交流會計檔案電子化管理試點經驗并準備擴大試點之機,中國人保財險毅然決然地遞交了試點申請,以期搭上會計界正在掀起的“綠色檔案”風潮。

  不得不重視的賬本成本

  謝巍的擔心是現實的,她對會計檔案電子化管理試點工作充滿希冀。

  “以我公司情況來看,會計賬簿實行電子化管理后每年可節約紙張數千萬張,相應的紙張成本、運輸、倉儲、打印、裝訂和人工成本可節約估計超過千萬元。”謝巍做了如此計算。

  如果進一步簡化銀行回單、保費發票聯次等,可節約的成本將大增。謝巍進一步計算分析,2012年,中國人保財險的資金支出筆數超過3000萬筆,發票使用數量超過7000萬張,以此為計算依據,這方面的可節約成本初步估計超過千萬元。

  放大到整個保險行業,這一成本優勢相當可觀。

  近年來,我國保險業整體業務規模急速增長,2012年財產險業保費達到5330億元,各類單證檔案尤其是會計檔案急劇增加,消耗了大量資源。從保險行業總體來講,僅每年的保單數量就是以十億級為基數的,承保、理賠和財務單證總量也相當可觀。

  “隨著信息技術水平的迅速提升,大量業務、財務單證逐步具備簡化的條件,會計檔案電子化管理工作如果延伸至整個行業,將獲得很高的直接經濟效益。”謝巍說。

  同樣正在積極申請會計檔案電子化管理試點的企業是西門子(中國)有限公司。該公司全球共享服務事業部財務與會計經理劉鶴峰介紹,現階段西門子集團的會計憑證(記賬憑證)都是通過獨立完善的會計電算化系統(SAP)進行核算,并且可以輸出保存不可更改格式的電子文檔,在原始憑證和電子會計記賬憑證之間建立有效的關聯關系,同時集團具有完善的檔案管理規定、明確的責任和監督機制。

  “集團認為自身已經具備會計憑證電子存檔的條件和能力,希望就集團的自制會計憑證(在SAP系統中生成并保存的記賬憑證)實現電子存檔,原有外部第三方紙質憑證仍然采用物理存檔。”劉鶴峰說。

  對于各類企業的積極申請,財政部會計司有關負責人坦言,開展會計檔案電子化管理工作符合我國“十二五”規劃提出的“樹立綠色、低碳發展理念,以節能減排位為重點,健全激勵和約束機制,加快構建資源節約、環境友好的生產方式和消費模式”的政策要求。開展會計檔案電子化管理工作,可以減少大量紙質憑證、賬簿的打印、傳遞、整理和保管工作,能夠促進企業節約資源,強化管理,提高效率。

  “綠色檔案”試點成效顯著

  作為試點公司之一,中國電信[0.24%]廣東省分公司已初步形成以價值為導向的“綠色檔案”管理模式,會計檔案電子化管理每年帶來直接效益約1000萬元。這是已開展試點企業嘗到的“甜頭”,也是眾多企業翹首以盼的好事。

  從2010年年底開始,財政部會同國家檔案局陸續赴相關中央企業、地方企業、行政事業單位進行調研,考慮到中國電信、中國聯通[-0.55% 資金 研報]等在內的一些大型企業較早啟動了信息化項目建設,并且依托先進的技術優勢,積極探索會計檔案電子化管理的有效模式,兩部門于2012年最終選擇了中國電信廣東省分公司和中國聯通兩家企業率先開展試點。

  作為資產總額超過5700億元的中央特大型企業,中國聯通在全集團范圍內推行了會計檔案電子化試點工作。試點前,中國聯通各類會計檔案均采用紙質打印歸檔,實行手工編號造冊登記,整理難,移交遲,檢索難、統計繁,紙質檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財力的資源消耗。

  據中國聯通集團財務部有關負責人介紹,目前,中國聯通已實現了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、大ERP系統產生的各類原始憑證和部分銀行回單,不需再打印相應的紙質憑證和賬簿。

  推進會計檔案電子化給中國聯通帶來了良好的經濟效益和社會效益。一方面,其支撐了中國聯通會計全業務流程的電子化,真正實現會計工作無紙化辦公,提高了財務服務效率,促進了財務信息化的深入應用;另一方面,實現會計檔案電子化后,企業減少了大量紙張成本,降低了企業能耗及IT耗材支出,節約了人員及庫房成本。

  “僅以會計憑證為例,2013年一季度憑證數量均較上年同期減少了2/3以上。”上述中國聯通財務部負責人表示,會計檔案電子化大大促進了企業節能減排工作,加快了中國聯通向資源節約型、環境友好型企業轉型步伐。

  試點開展以來,中國電信廣東省分公司也已實現電子憑證、電子賬簿、電子回單及配套電子化應用,建立了電子會計檔案管理制度和安全管理體系。

  中國電信廣東分公司財務共享中心總經理李少武介紹說,會計檔案電子化管理試點工作成果顯著,一個重要方面是為公司節約了有形資源,可直接節約紙張、打印耗材及后續處理人力成本;按紙質檔案保管15年計算,可為公司節省保管場地1800平方米以上,并節省紙質檔案管理的相關配套投資和維護管理成本。

  另外,李少武表示,會計檔案電子化管理節約了勞動操作,減少了憑證打印、整理等環節約50%的工作量,減少了財務共享物料模塊憑證及紙質銀行回單整理的部分工作量。

  “另外,會計檔案電子化后,公司內部的大部分日常調閱查詢需求均可通過電子調閱方式滿足,減少了紙質檔案出庫量,降低公司檔案調閱的日常運營成本。”李少武說。

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